Antagningssystemet
I antagningssystemet Mitt gymnasieval registreras alla elever som ska söka till gymnasiet. Det är också här som skolpersonal utför sina tilldelade arbetsuppgifter under antagningsåret.
Arbetsverktyg för skolor och Gymnasieantagningen
Antagningssystemet är skolornas och Gymnasieantagningens arbetsverktyg. Här registreras alla elever som ska söka till gymnasiet. Det är också här som avlämnande och mottagande huvudmän och skolpersonal registrerar de uppgifter som ska hanteras i antagningen och fattar beslut. Det gäller bland annat gymnasieskolornas utbildningsutbud, de sökandes betyg, provresultat och idrottsplaceringar, yttranden- och mottagningsbeslut med mera.
Det är mycket viktigt att alla led i antagningen sker inom utsatt och förutbestämd tidsram. Som ett stöd i detta skickar antagningssystemet ut arbetsuppgifter och meddelanden till berörda användare utifrån de ansvarsområden man har i antagningen. Ansvarsområdena är kopplade till olika befattningar och behörigheter som finns i antagningssystemet och som styr vad du ser och kan göra. Det är användarens ansvar att i god tid ta del av information, anvisningar och slutdatum som hänvisas till i arbetsuppgifter och meddelanden.
Användarkonto i antagningssystemet
För att man ska kunna utföra arbetsuppgifter i antagningssystemet krävs användarkonto. Som användare förbinder man sig att följa de användarvillkor som gäller för användandet av antagningssystemet.
Befattningar och behörigheter
Din befattning och dina tilldelade behörigheter i antagningssystemet styr vad du ser och kan göra i antagningssystemet. Befattningar är desamma på både grund- och gymnasieskola. Behörigheter skiljer sig åt mellan grund- och gymnasieskola och de kan även skilja sig åt mellan gymnasieskolor utifrån huvudmannatyp, kommunal eller fristående, samt utifrån vilka utbildningar som erbjuds på skolan. Skolans befattningar och behörigheter i antagningssystemet ska vara tillsatta med ansvarig person.
Alla användare, oavsett tilldelad befattning och behörighet, har grundläggande behörighet. Det innebär läsbehörighet i flertalet vyer samt möjlighet att söka och se elevers elevkort. Däremot har man endast registreringsbehörighet för den egna skolan och skolans elever.
Ansökan om användarkonto eller ändrad behörighet görs av befintlig användare på skola/kommun via ansökningsformulär som nås från antagningssystemtet i inloggat läge. Formuläret finns under Vyförklaringen i menyn Skolor/kollegor > Skolor.
Arbetsuppgifter och meddelande
Ett antagningsår pågår från och med den 1 oktober till den 30 september. Under antagningsåret skickar antagningssystemets ärendehanteringssystem ut arbetsuppgifter och meddelanden för att informera om aktuella händelser och påminna om uppgifter som ska utföras i antagningen. Dessa visas för inloggad användare på antagningssystemets startsida samt i toppmenyn, vid menyn för personliga inställningar. Arbetsuppgifter och meddelanden skickas även till användarens angivna e-postadress.
Arbetsuppgifter
Arbetsuppgifterna är anpassade utifrån användarens befattning, behörighet och skoltillhörighet. I den utskickade arbetsuppgiften finns beskrivet vad som ska göras och när. Den skickas ut i god tid innan arbetsuppgiften ska utföras och med tillhörande påminnelse ett par dagar innan sista dag att utföra. När arbetsuppgiften är utförd ska den användare som fått och genomfört uppgiften markera den som utförd i antagningssystemet.
Mottagare av arbetsuppgift
Inom varje behörighet finns det en person som är huvudansvarig. Det innebär att man kan vara flera personer med samma behörighet att utföra en särskild arbetsuppgift men att en person har huvudansvaret för att arbetsuppgiften utförs inom utsatt tid. Arbetsuppgifterna skickas till både huvudansvarig och övriga med samma behörighet på skolan. Observera att det är den person som utför arbetsuppgiften som ska markera den som utförd i antagningsystemet. När en arbetsuppgift markerats som utförd försvinner den för alla mottagare av arbetsuppgiften men kan ses under Visa kalendervy på startsidan.
Användarmeddelanden
Användarmeddelanden är anpassade utifrån användarens befattning, behörighet och skoltillhörighet. Det är ofta meddelanden med mer allmän och generell information, men kan likväl vara viktig information för användare att ta del av. När man har läst ett användarmeddelande kan man välja att radera det eller låta det ligga kvar som läst.
Menyerna i antagningssystemet
Menyer och undermenyer är placerade längst upp på sidan och tar dig till de olika vyerna i antagningssystemet där du kan inhämta information och utföra arbetsuppgifter. Längst till höger om menyerna hittar du uppgifter om personliga inställningar, arbetsuppgifter och meddelanden.
Dina Arbetsuppgifter och Meddelanden samt Kalendervyn – vilken visar dina tilldelade arbetsuppgifter under året – finns också direkt på startsidan under Tidslinjen.
Personliga inställningar
Under Mitt användarkonto kan du lägga in aktuellt telefon- och mobilnummer, du kan också välja att ladda upp en bild på dig själv som visas i antagningssystemet för kollegor. Du ser vilken e-postadress som är kopplad till ditt konto och om du måste ändra den ska du kontakta Gymnasieantagningen för hjälp.
För att kunna logga in i antagningssystemet med BankID eller Freja+ behöver ditt personnummer vara registrerat i systemet.
Via länken Anpassat läge kan du med behörighet att arbeta med anpassad grund- och/eller gymnasieskola skifta över till Anpassat läge.
Tidslinjen
Tidslinjen på startsidan visar större, viktiga händelser under antagningsåret. Genom att föra muspekaren över klockorna på tidslinjen, vilka flaggar för viktiga händelser, kan du läsa informationen om vad som händer vid varje datum. Tidslinjens viktiga datum finns även i utskriftsversion under menyn Blanketter/Info i antagningssystemet.
Begränsad tillgång under antagningsperioder
Under perioder när antagningsarbete pågår; vid preliminärantagningen, slutantagningen och reservantagningskörningar kommer flertalet av antagningssystemets vyer vara stängda, så även sök-funktionen Sök elev och möjligheten att öppna elevkort. Under de perioderna är det inte möjligt att utföra arbetsuppgifter, däremot är viss annan information tillgänglig.
Alla användare meddelas i god tid innan antagningsarbetet påbörjas och antagningssystemets funktioner begränsas.
Menyer i antagningssystemet
-
Det är din befattning och behörighet i antagningssystemet som styr vilka vyer du har tillgång till. Färgkodning visar vyernas tillgänglighet.
Turkos: Läsbehörighet för alla.
Lila: Läsbehörighet för alla. Redigerbar för behörig skolpersonal och möjlighet att exportera den egna skolans information.
Lila + symbol nyckel: Endast tillgänglig och redigerbar för behörig skolpersonal och möjlighet att exportera den egna skolans information.Utbildningar
Här hanteras skolornas utbildningsutbud, simuleringar och uppropstider.
Elever
Här importeras grundskolans elever och betyg. Här finns klasslistor över grundskolans elever och listor över eventuella sökande från gymnasieskolor.
Ansökan
Här finns klasslistor och elevlistor/sökandelistor för både avlämnande grundskola och mottagande gymnasieskola, Beslut om mottagande: yttrande, beslut, regleringar, överenskommelse och överåriga sökande.
Placering
Här hanteras elever med till exempel dispens engelska, idrott, färdighetsprov, rangordning, elever som ska gå om gymnasieskolan, elever som ska återantas samt placering och rangordning till introduktionsprogram för enskild.
Antagning
Här hittar du listor över antagna elever och rapporter till kommuner och skolor. I den här vyn exporterar mottagande gymnasieskolor sina antagna elever.
Skolor/Kollegor
Här finns kontaktuppgifter till grund- och gymnasieskolor, kollegor och förvaltning. i vyn Kollegor kan du se alla användare som finns upplagda i
antagningssystemet, utifrån befattning och/eller behörighet. Gör urval i rullgardinsmenyerna eller sök på fritext. Via funktionen Fler filter kan du filtrera fram användare på endast gymnasieskolor eller endast grundskolor. Härifrån kan du även exportera informationen till Excel om du till exempel vill skicka e-post till kollegor.Blanketter/Info
Här samlar Gymnasieantagningen vissa dokument, anvisningar och blanketter som skolpersonal och studie- och yrkesvägledare ska kunnan nå direkt i systemet. Här finns också möjlighet för skolor att ladda upp dokument för till exempel anmälan av TF-elever.
Sök elev
Här kan du söka fram elever med hjälp av personnummer, elev-ID eller namn. Man kan inte söka upp elever från tidigare antagningsår, undantaget behörigheten
Överlämningsansvarig på mottagande gymnasieskola (där elev blev antagen föregående år), som kan söka upp sådan elev ett år tillbaka och även ta del av eventuell bifogad övergångsinformation.
Anvisningar och manualer
Varje vy i antagningsystemet har en vyförklaring med information om vad som hanteras i aktuell vy. Det är även här som du hittar anvisningar som du ska läsa i samband med att du utför dina tilldelade arbetsuppgifter. Genom att titta i vyförklaringen får du rätt information och anvisning i rätt vy. Det är mycket viktigt att du läser anvisningarna så hanteringen i antagningsystemet blir rätt.
Du hittar länken Vyförklaring uppe till höger i varje vy.
Arbeta med anpassad skola
I antagningsystemet finns möjlighet att skifta över till Anpassat-läge. I det läget kan användare med behörighet för anpassad skola arbeta med elever som tillhör anpassad grund- eller gymnasieskola. Logga in, gå in under Mitt användarkonto, välj Anpassat-läge. Menyn i antagningssystemet byter färg till lila när du skiftar till Anpassat-läge.